4. Section Usager 

4.1. Rechercher une fiche d'usager

4.2. Créer une fiche d'usager 

4.2.1. Remplir une nouvelle fiche d’usager 

4.2.2. Usager sans NAM

4.2.3. Détection d'usagers similaires 

4.3. Lecture de la carte RAMQ

4.4. Accéder à une fiche d'usager 

4.5. Mise à jour d’une fiche d'usager 

4.5.1. Marquer un usager décédé

4.6. Supprimer une fiche d'usager

5. Le Portail Accès Patient de la PSV

5.1. Compte usager portail Accès Patient

5.1.1. Envoyer une invitation pour la création du compte usager

5.1.2. Renvoyer le courriel d’invitation et le code d’invitation

5.1.3. Désactivation du compte du portail usager 

5.2. Ajouter des représentants 

5.2.1. Envoyer une invitation pour la création du compte à un représentant 

5.2.2. Renvoyer le courriel et le code d’invitation à un représentant 

5.2.3. Mettre à jour un représentant 

5.2.4 Supprimer un représentant 

5.3. Comprendre le statut des comptes dans le portail Accès patient 

4. Section Usager

La section Usagers du menu latéral donne accès à l’ensemble des usagers inscrits dans la plateforme.

La plateforme n’étant pas intégrée, pour l’instant, à un registre des usagers ou à une base de données régionale, le profil usager doit être créé manuellement. Il est donc important de faire preuve de vigilance lors de la saisie manuelle des informations demandées et, lorsque cela est possible, de se référer à une pièce d’identité présentée par l'usager.

Toutefois, une fois la fiche créée dans la PSV pour une offre de service dans un établissement ou un département clinique, elle peut être retrouvée par les autres utilisateurs lors d’une recherche de fiches usager, que ce soit au sein de la même ou d’une autre offre de service ou établissement de santé. Il n’est donc pas nécessaire de créer une nouvelle fiche pour le même usager.

Pour cette raison, il est obligatoire d’effectuer une recherche avant toute création d'une fiche d'usager, afin d’éviter la création de doublons.

À partir de la section Usagers, il est possible de:

• Accéder à la liste des usagers récemment consultés 
• Effectuer une recherche parmi les fiches d'usager existantes dans la plateforme 
• Créer une nouvelle fiche au besoin 

Þ À savoir 

• Aucun usager n’est affiché par défaut au chargement de la page.
• Il est également possible de créer une fiche d'usager lors du démarrage d’une trajectoire. Cette démarche est expliquée dans la section Trajectoire de soins.

4.1. Rechercher une fiche d'usager

Pour rechercher une fiche d'usager; 

1. Saisissez des critères de recherche dans le champ de texte libre 
2. Sélectionnez l’icône de la loupe (ou appuyer sur la touche Entrée) pour lancer la recherche. Une bulle d’information est également disponible, afin de vous guider dans le processus de recherche.

Critères et règles de recherche des fiches d'usagers

Les critères de recherche suivants peuvent être utilisés :  

• Nom de l’usager 
• Prénom de l’usager 
• Numéro d’assurance maladie du Québec (NAM) de l’usager 
• Date de naissance de l’usager 
  1. - JJ-MM-AAAA
  2. - AAAA-MM-JJ
  3. - AAAA/MM/JJ
• Numéro de téléphone de l’usager (minimum 7 chiffres)
  1. 8199981234
  2. 819-998-1234
  3. (819) 998-1234
  4. (819) 998-1234x9876
  5. 1-819-555-1234
• ID de l'usager (PSV) 
• Identifiant d’hôpital du patient (numéro de dossier)  

Les règles suivantes s’appliquent: 

• La date de naissance, le numéro de téléphone, l'ID de l'usager, Identifiant d’hôpital de l’usager, doivent être écrits au complet pour être trouvés.
• Le NAM peut être saisi en parti ou au complet; seuls les 4 derniers caractères peuvent être omis.
• Le nom et le prénom peuvent être saisis en parti ou au complet. 

• Lorsque deux critères ou plus sont saisis, la recherche retourne uniquement les fiches correspondant à la combinaison de ces critères.
• Les critères peuvent être saisis dans n’importe quel ordre et doivent être séparés par des espaces.

Résultats d’une recherche

• Le nombre total de résultats s’affiche en haut de la liste. 

• Un maximum de 10 résultats est affiché à la fois, avec un bouton Afficher plus de résultats pour voir la suite.
• L’utilisateur peut sélectionner un usager pour ouvrir sa fiche. Un effet de survol facilite la sélection.

• Une recherche peut aussi être faite avec l’option lire la carte RAMQ.
• La liste des usagers récemment consultés est toujours accessible.
• Si vous obtenez trop de résultats, il est nécessaire d’affiner votre recherche.

4.2. Créer une fiche d'usager

Après la recherche de l’usager, si aucune fiche correspondante n’est trouvée, le message  «Aucun résultat » s’affiche. Vous pouvez alors créer une nouvelle fiche d’usager.

Le bouton de création d’une nouvelle fiche devient accessible uniquement après une première tentative de recherche d’un usager. En cliquant sur Créer un usager, vous accédez à l’écran de création d’une nouvelle fiche, permettant de saisir les informations d’identification. 

4.2.1. Remplir une nouvelle fiche d’usager

La fiche d'usager comporte plusieurs sections à compléter. Tous les champs sont obligatoires; les champs optionnels sont indiqués comme tels.

Le tableau suivant présente les détails sur certains éléments disponibles dans la fiche d'usager: 

Le numéro d’assurance maladie doit correspondre aux informations de l’usager (nom, prénom, sexe et date de naissance). Si ce n’est pas le cas, un message d’erreur s’affichera et le NAM devra être corrigé.

4.2.2. Usager sans NAM

Si l’usager n’a pas de NAM, cochez la case “Aucun numéro d’assurance maladie du Québec” lors de la complétion des champs de la fiche.

Þ À savoir  

Pour certaines offres de service, comme la téléconsultation en dermatologie, l’ajout du NAM est obligatoire pour poursuivre la prestation du service. Veuillez valider ce point auprès du gestionnaire de votre service ou projet afin d’éviter le retour de la demande.

4.2.3. Détection d'usagers similaires 

Lors de la création d’une fiche d'usager, l’utilisateur est avisé de la possibilité qu’une fiche en doublon soit créée si certains renseignements saisis pour l’usager en cours de création correspondent à ceux d’un ou de plusieurs usagers déjà existants.

Un usager est considéré comme similaire à un autre, si au moins une des conditions suivantes est remplie: 

• Il possède le même NAM. Si ce champ n’est pas rempli ou est vide, la fiche existante ne sera pas détectée. 
• En l’absence de NAM, les renseignements saisis dans les trois champs: prénom, nom et date de naissance (année, mois, jour) sont tous complétés et correspondent à une fiche existante.

Si des usagers similaires sont trouvés, le message suivant est affiché: 

« Nous avons trouvé un ou plusieurs usagers similaires. Recherchez-vous l’un de ceux-ci ? »

Un bouton « Voir le profil » s’affiche et permet de consulter la fiche de l’usager détecté. La fiche s’ouvre dans un panneau latéral en mode lecture. 

Par la suite, deux options sont possibles :

• Si la fiche détectée correspond au bon usager, il n’est pas nécessaire de créer une nouvelle fiche. Vous pouvez utiliser la fiche détectée. Pour ce faire, cliquer sur « Sélectionner cet usager » et poursuivre à l’étape suivante de votre trajectoire. 
• Si la fiche détectée ne correspond pas à l’usager recherché, ignorez le message du système et continuez à compléter les champs dans la fiche en cours de création.

4.3. Lecture de la carte RAMQ

La lecture de la carte RAMQ peut être utilisée à deux moments : lors d’une recherche d’usager ou lors de la création d’une fiche d'usager.

La lecture de la carte permet de rechercher un usager dans la plateforme à partir des informations présentes sur la carte RAMQ.

Lors de la création d’une nouvelle fiche, la lecture de la carte permet de préremplir automatiquement certains champs d’identification. Les données récupérées sont limitées aux six champs suivants : Prénom, nom, NAM, date de naissance, sexe et date d’expiration de la carte.

Dans les deux cas, vous devez sélectionner l’option « lire la carte RAMQ » et présenter la carte RAMQ au lecteur. Les informations sont ensuite utilisées pour effectuer la recherche ou pour remplir la fiche. Vous devez valider, compléter ou ajuster les informations avant de poursuivre. 

Balayage avec le lecteur de code-barre 

La fenêtre qui permet de lire le code-barre avec le lecteur de code-barre est affichée par défaut.  

Balayage avec la caméra de l’appareil

Au besoin l’utilisateur peut sélectionner l’option « Utiliser la caméra de l’appareil » ou « Annuler » et retourner à l’écran précédent. 

Þ À savoir

• Si le lecteur affiche un accent à la place d'une apostrophe, il se pourrait qu’une configuration manuelle soit requise.
• Voir le manuel du produit, pour paramétrer la langue du lecteur. 
• Exemple - Datalogic: balayer ces 3 étapes pour changer la langue.

4.4. Accéder à une fiche d'usager

Une fois créée, la fiche d'usager est accessible aux utilisateurs de la plateforme pour consultation. L’accès aux informations des différentes sections de la fiche ainsi qu’aux trajectoires et aux suivis cliniques associés à chaque fiche, dépendent des permissions de l’utilisateur connecté.

Les informations détaillées d’une fiche d'usager peuvent être consultées à partir de différents écrans:

• Section Usagers : après avoir effectué une recherche d’usager cliquez sur la ligne correspondant au nom de l’usager parmi la liste des résultats affichés. 
• Bouton Voir le profil : lorsqu’il est affiché à côté du nom de l’usager, ce bouton permet d’accéder directement aux informations de la fiche. 
• Nom de l’usager en bleu : dans plusieurs écrans ou dans l’entête d’une trajectoire, cliquez sur le nom de l’usager pour ouvrir sa fiche.

La fiche d’usager regroupe les principales informations de l’usager, organisées dans différents onglets.

Entête de la fiche d’usager

L’entête affiche les informations d’identification suivantes : prénom, nom, sexe, NAM, date de naissance (âge) ainsi que l’ID usager dans la PSV.

Si l’offre de service à laquelle vous avez accès utilise le portail patient, le statut du compte portail patient est également affiché (voir section Portail usager).

La date de la dernière modification de la fiche est affichée à droite de l’entête.

Détail des onglets de la fiche d’usager

Si la date d’expiration du NAM est dépassée, la date sera alors inscrite en rouge dans cette section avec le terme expiré inscrit en rouge (entre parenthèses). Cliquer sur l’icône du crayon pour modifier la date.

Pour ajouter un lieu de dispensation :

1. Cliquez sur + Ajouter un lieu de dispensation 
2. Recherchez et sélectionnez le site dans la liste 
3. Saisissez le numéro de dossier de l’usager 
4. Cliquez sur “Ajouter”. 

4.5. Mise à jour d’une fiche d'usager  

Pour modifier une section, 

1. Cliquez sur l’icône du crayon,
2. Effectuez les modifications nécessaires puis cliquez sur Enregistrer les modifications

La majorité des champs de la fiche d'usager peuvent être modifiés. Toutefois, lorsqu’un compte du Portail patient a été créé, les identifiants principaux de l’usager ne peuvent plus être modifiés. Voir Compte usager Portail Accès patient

4.5.1. Marquer un usager décédé

Dans la fiche d'usager, il est possible d’indiquer qu’un usager est décédé. Ce statut est uniquement informatif et ne déclenche aucune règle automatique dans la plateforme.

1. Dans l’onglet Information générale, cliquez sur l’icône crayon de la section Renseignements personnels identificatoires. Les champs deviennent alors modifiables.
2. Cliquez sur le bouton L’usager est décédé.
3. Cliquez sur Continuer pour avancer

1. Si nécessaire, ajoutez une note pour préciser le contexte (ex. source de l’information).
2. Cliquez sur Enregistrer les modifications.

En cas d’erreur, le statut Décédé peut être retiré.

4.6. Supprimer une fiche d'usager

Il n’est pas possible de supprimer une fiche d'usager une fois celle-ci créée. Cette restriction est mise en place pour des raisons de sécurité et de protection des renseignements personnels.

5. Le Portail Accès Patient de la PSV

(*Disponible uniquement pour les offres de service utilisant le portail patient) 

Le portail Accès Patient de la Plateforme de soins virtuels (PSV) donne un accès sécurisé aux usagers ou à leur représentant pour participer aux suivis dans certains services utilisant la télésanté. Il leur permet de recevoir des messages de la part de leurs intervenants et d'y répondre, de remplir des questionnaires et de participer aux rendez-vous virtuels (par appel vidéo).

5.1. Compte usager portail Accès Patient

Un compte usager est requis pour accéder au portail Accès Patient. Pour la création du compte, l’usager doit recevoir une invitation de la part de son professionnel de la santé.

5.1.1. Envoyer une invitation pour la création du compte usager

Pour le moment, seuls les profils suivants peuvent être invités au portail usager et y accéder :

• Patients ou représentants âgés de plus de 14 ans; 
• Patients pris en charge et connus de la clinique, c’est-à-dire ayant eu une visite en présentiel et dont l’identité a été vérifiée visuellement avant leur inscription au portail Accès patient de la PSV; 
• Patients nouvellement référés dont l’identité a été validée lors d’une rencontre virtuelle; 
• Représentants dont l’identité a été validée et pour lesquels le consentement de l’usager a été obtenu afin de les ajouter au parcours de soins

Pour envoyer une invitation à la création du compte à l’usager :

1. Accédez à la fiche d’usager. Voir « Accéder à une fiche usager ».
2. Vérifiez que toutes les informations obligatoires de la fiche sont complètes et à jour. S’il manque des informations, un message d’erreur sera affiché.

1. Au besoin, modifiez les informations, puis enregistrez les modifications. Voir Mise à jour d’une fiche usager.
2. Ajoutez une adresse courriel. L’adresse courriel est obligatoire à cette étape. Elle doit être unique par usager et ne peut pas être partagée, même entre les membres d’une même famille. Veuillez-vous assurer qu’il s’agit d’une adresse à laquelle l’usager a accès.
3. Si l’adresse courriel saisie a déjà été utilisée pour activer un compte dans le portail Accès Patient pour un usager ou un représentant, le système indique qu’un profil existe déjà avec ce courriel.

1. Sinon, cliquez sur « Annuler » et continuez à l’étape suivante.
2. Dans la section « Site », ajoutez le site où le service de soins est fourni par l’intervenant à partir de la liste disponible.

1. Confirmez la validation de l’identité de l’usager et cliquez sur « Générer un code d’invitation ».
2. Le système envoie alors un courriel à l’adresse indiquée et invite l’usager à créer son compte sur le portail Accès Patient, avec un lien pour y accéder. En parallèle, un code d’invitation est généré; pour ajouter un niveau de sécurité supplémentaire. Celui-ci sera requis par l’usager plus tard, lors d’activation de son compte.

Le code d’invitation peut être communiqué à l’usager de deux façons :

• En personne : le code s’affiche à l’écran et peut être imprimé pour être remis à l’usager; 
• Par SMS : le code est envoyé au numéro de cellulaire saisi. 
• Le code d’invitation pour la création d’un compte est toujours composé d’une lettre suivie de six chiffres. (Format A-123456)

Þ À savoir

• Une fois « Générer un code d’invitation » cliqué, le numéro d’assurance maladie, prénom, nom, sexe, date de naissance et l’adresse courriel ne peuvent plus être modifiés par l’utilisateur.
• En cas d’erreur ou de besoin de modification, une demande doit être effectuée auprès du centre de soutien afin d’apporter le changement à partir du portail de soutien. Cette restriction est mise en place pour des raisons de sécurité et de protection des renseignements personnels.
• Dès que l’invitation est envoyée à l’usager, il est possible de lui assigner des questionnaires et d’initier des communications, selon les activités disponibles dans la trajectoire. Il n’est pas nécessaire d’attendre l’activation du compte par l’usager pour l’inclure dans les activités de la PSV.

5.1.2. Renvoyer le courriel d’invitation et le code d’invitation

Le code d’invitation et le lien envoyés par courriel sont valides pendant 5 jours. La date d’expiration est indiquée aussi dans le courriel.

En cas de problème (courriel non reçu, code perdu ou délai expiré), il est possible de renvoyer une nouvelle invitation. Chaque nouvel envoi génère automatiquement un nouveau code d’invitation et remplace le précédent. Pour ce faire :

1. Accédez à la section « Informations générales » de la fiche d'usager (voir « Accéder à une fiche d'usager »). 
2. Cliquez sur « Renvoyer ». Le bouton « Renvoyer » n’est pas disponible si le compte est déjà activé.

5.1.3. Désactivation du compte du portail usager

Si jugé nécessaire, une désactivation permanente du compte de l’usager dans le portail Accès patient de la PSV peut être demandée au centre de soutien, en précisant les raisons. Cette option s’applique uniquement aux comptes déjà activés et non aux comptes dont l’invitation est en cours.

5.2. Ajouter des représentants

(*Disponible uniquement pour certaines offres de service utilisant le Portail patient)

Il est possible de désigner un ou plusieurs représentants pour assister et accompagner l’usager dans ses activités de soins virtuels. Selon le contexte, cela permet à une personne tierce de :

• Remplir des questionnaires à la place de l’usager (ex. parent d’un enfant mineur).
• Contribuer à certains questionnaires lorsque son avis est requis.
• Communiquer de façon asynchrone avec les intervenants.
• Participer aux rendez-vous virtuels (par appel vidéo).

Il est possible d’ajouter autant de représentants que nécessaire à une fiche d’usager.  Un représentant peut également être lié à plusieurs fiches usager, si nécessaire. Par exemple, une mère peut être liée aux fiches usager de ses trois enfants. 

5.2.1. Envoyer une invitation pour la création du compte à un représentant

Pour envoyer une invitation, il faut d’abord ajouter le représentant dans la fiche d’usager. Pour ce faire;

1. Cliquez sur + Ajouter un représentant. Un panneau latéral s’ouvre pour permettre l’ajout du représentant.

1. Dans ce panneau, saisissez les informations du représentant, puis cliquez sur Suivant. Tous les champs sont obligatoires.

Þ À savoir

1. Si un autre compte d'usager ou de représentant existe déjà dans le système avec la même adresse courriel, un message d’avertissement s’affiche pour vous en informer. 
2. Si le compte existant correspond au besoin, cliquez sur « Choisir cette personne ». 
3. Si le compte ne correspond pas, modifiez l’adresse courriel afin de continuer à l’étape suivante et d’associer un représentant. 

Associer un représentant à la fiche d’usager

Dans le panneau latéral suivant ayant pour titre « Associer un représentant » :

1. Vérifiez les informations de l’usager et du représentant ajouté 
2. Ajoutez le site où le service de soins est fourni à partir de la liste disponible. (Selon l’étape du processus de création de la trajectoire et le contexte d’ajout du représentant, ce champ peut ne pas être requis ou être déjà prérempli.)
3. Sélectionnez le lien entre le représentant et l’usager à partir de la liste déroulante. 

1. Définissez la date d’expiration de l’association du représentant avec l’usager. Les options disponibles sont : 
   1. Jusqu’aux 14 ans de l’usager 
   2. Une date fixée par la clinique 
   3. Aucune date d’expiration 

Þ À savoir

• La date d'expiration définie sera affichée à côté du nom du représentant. Une fois cette date atteinte, l'association est expirée : le nom du représentant n'apparaîtra plus dans les activités liées à l'usager, et il ne sera plus possible de le sélectionner pour partager des activités avec lui.  
• Si ce représentant doit à nouveau être invité à des activités, la date d'expiration devra être mise à jour.  
• Les accès et les activités antérieurement partagés avec ce représentant demeureront toutefois consultables après l'expiration. 

1. Avant d’associer un représentant, confirmez que son identité a été validée et que le consentement de l’usager a été obtenu. Sans cette confirmation, l’association ne peut pas être effectuée.
2. Cliquez sur « Associer un représentant ». 

1. Lors du clic sur « Associer un représentant », le représentant reçoit une invitation par courriel pour créer son compte sur le portail Accès Patient, incluant un lien d’accès. (Voir Envoyer une invitation pour la création du compte)
2. Vous êtes ensuite dirigé vers une fenêtre contextuelle permettant de choisir le mode de communication du code d’invitation au représentant. Ce code est généré afin d’ajouter un niveau de sécurité supplémentaire. Il sera requis par le représentant lors de l’activation de son compte dans le portail Accès Patient.

5.2.2. Renvoyer le courriel et le code d’invitation à un représentant

Les règles de validation du code d’invitation et du lien envoyés par courriel sont les mêmes que celles applicables pour un compte d'usager. Ils sont valides pendant 5 jours. La date d’expiration est indiquée dans le courriel ainsi que dans le SMS envoyé.

En cas de problème (courriel non reçu, code perdu ou délai expiré), il est possible de renvoyer une nouvelle invitation. Chaque nouvel envoi génère automatiquement un nouveau code d’invitation et invalide le précédent.

Pour renvoyer:

1. Dans l’onglet « Représentant » de la fiche d’usager, cliquez sur le nom du représentant affiché en bleu.
2. Dans la fiche du représentant, cliquez sur « Renvoyer ».
3. Le bouton « Renvoyer » n’est pas disponible si le compte du représentant est déjà activé.

5.2.3. Mettre à jour un représentant

Deux types d’informations peuvent être consultés et mis à jour pour un représentant : ses renseignements personnels et son association avec l’usager.

Renseignements personnels du représentant: Pour y accéder, dans l’onglet « Représentant » de la fiche d’usager, cliquez sur le nom du représentant affiché en bleu. Dans la fiche du représentant, cliquez sur l’icône en forme de crayon à droite de la section « Renseignements personnels identificatoires » pour modifier les champs non grisés.

Þ À savoir 

• Une fois l’invitation envoyée, les informations principales (nom, prénom, adresse courriel, date de naissance) ne peuvent plus être modifiées. Seul le numéro de téléphone peut être modifié.
• Toutefois, en cas d’erreur ou de besoin de modification, une demande doit être effectuée auprès du centre de soutien afin d’apporter les changements via le portail de soutien. Cette restriction est mise en place pour des raisons de sécurité et de protection des renseignements personnels.

Association du représentant à l’usager : Dans l’onglet « Représentant » de la fiche d’usager, identifiez le représentant concerné. À droite de la ligne, à côté de la date d’expiration, cliquez sur l’icône de crayon.

Vous pouvez modifier les informations liées à l’association du représentant avec l’usager, soit le lien avec l’usager, le site de prestation (si applicable) et la date d’expiration. Ces champs sont modifiables.

5.2.4 Supprimer un représentant

Il n’est pas possible de supprimer un représentant une fois celui-ci créé. Cette restriction est mise en place pour des raisons de sécurité et de protection des renseignements personnels.

Alternative : mettre fin à l’association : Il est toutefois possible de mettre fin au lien avec l’usager en ajoutant une date d’expiration à l’association. Voir les détails dans la section 5.2.1 « Ajouter un nouveau représentant ».

• La fiche du représentant demeure visible dans l’onglet « Représentants ». 
• Toutefois, il n’est plus possible de lui envoyer de nouvelles activités liées à cet usager.

Du côté du représentant :

• L’accès au portail patient est maintenu.
• Ses interactions précédentes dans le cadre des différentes offres de service sont conservées.
• Aucune nouvelle invitation aux services cliniques liés à cet usager ne peut être envoyée à ce représentant. 

Cas particulier : Une désactivation permanente du compte du représentant peut être demandée au centre de soutien en précisant les raisons. Cette option s’applique uniquement aux comptes déjà activés et non aux invitations en cours.

5.3. Comprendre le statut des comptes dans le portail Accès patient

Pour pouvoir inviter un usager à une activité ou échanger avec lui dans le portail Accès Patient, son identité doit être validée par l’intervenant et son compte doit être activé.

Une pastille affichée dans la fiche d'usager indique l’état du compte de l’usager dans le portail Accès Patient et permet de suivre son avancement dans le processus d’activation. 

La pastille de statut du compte apparait à plusieurs endroits de la plateforme : dans la liste de travail ou l'entête de la fiche d'usager ainsi qu’au démarrage des trajectoires ou activités.

Le tableau suivant présente la signification de chaque pastille :